Executive Coordinator - Support Direction Qualité & Innovation

A propos du poste

En tant qu'Executive Coordinator (EC), vous jouerez un rôle stratégique en fournissant un soutien administratif et opérationnel de haut niveau au Vice-Président de la Qualité et de l'Innovation ainsi qu'à son équipe de direction. Véritable bras droit, vous serez le pivot central garantissant l'efficacité opérationnelle et la fluidité des communications au sein d'un environnement dynamique et exigeant.

Missions principales

• Gestion d'agenda et logistique : Pilotage de calendriers complexes, planification de réunions prioritaires et coordination complète des déplacements professionnels.
• Support décisionnel : Anticipation des besoins du VP, préparation des dossiers de briefing, rapports et documentation nécessaire à chaque engagement.
• Communication et rédaction : Rédaction, relecture et mise en forme de la correspondance officielle, des présentations et des documents stratégiques.
• Interface relationnelle : Premier point de contact pour l'équipe exécutive, les médecins, les responsables opérationnels et les partenaires externes.
• Gestion opérationnelle : Gestion autonome des flux d'e-mails, hiérarchisation des priorités, suivi financier et création de processus pour optimiser la gestion du portefeuille.
• Collaboration transverse : Facilitation de l'échange d'informations entre les équipes et orientation des autres membres du personnel administratif.

Profil recherché

• Expérience confirmée dans un rôle de support exécutif ou de coordination de direction.
• Capacité exceptionnelle à anticiper les besoins et à s'adapter aux priorités changeantes dans un environnement complexe.
• Excellentes capacités rédactionnelles et sens aigu du détail (relecture, mise en forme).
• Discrétion absolue et professionnalisme face à des interlocuteurs de haut niveau (médecins, dirigeants).
• Esprit collaboratif et aptitude à guider des équipes administratives.

Competences requises

• Maîtrise avancée des outils bureautiques et de gestion de projets.
• Gestion de la complexité et des priorités multiples.
• Compétences en communication interpersonnelle et gestion des parties prenantes.
• Capacité d'analyse et de synthèse pour la préparation de rapports.
• Rigueur administrative et suivi financier de base.